Prevenção: a importância de arquivar corretamente os documentos trabalhistas
As empresas são obrigadas a manter diversos documentos arquivados para fins de comprovação do cumprimento das obrigações trabalhistas relativas às relações de emprego.
Lamentavelmente, algumas empresas acabam não fazendo o dever de casa. Como consequência, são multadas injustamente em fiscalizações trabalhistas realizadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e pelo Ministério Público do Trabalho (MPT).
A situação se torna ainda pior quando os empregados ingressam com reclamatórias trabalhistas e os empregadores não possuem em mãos os documentos que comprovam, principalmente, o pagamento de todas as verbas devidas. Como resultado, acabam sendo condenadas a realizar o pagamento com acréscimo de juros, multas e honorários advocatícios de algo que já foi pago.
Em tempos de crise e recessão da economia, não dá mais para as empresas sofrerem prejuízos relacionados ao correto arquivamento dos documentos relativos às relações de emprego.
Preocupados com isso, preparamos uma lista com alguns dos principais documentos que as empresas não podem deixar de ter. São eles: recibos de pagamento de salário, décimo terceiro e verbas rescisórias, aviso e recibo de férias, fichas de registro atualizadas, cartões de ponto, comprovantes de recebimento de entrega da Carteira de Trabalho, termo de rescisão contratual, aviso prévio, comunicação de dispensa e requerimento do seguro desemprego, comprovante de pagamento de vale transporte ou declaração de inutilidade do mesmo, comprovante de entrega de EPI, LTCAT, PCMSO, PPRA, CAT, documentos relativos à CIPA, atestados médicos admissionais, periódicos e demissionais, RAIS, CAGED, RE, comprovantes de pagamento do FGTS, INSS e contribuição social, dentre outra infinidade de documentos.
Em que pese à extensa lista de documentos, é essencial que os empregadores criem o hábito de todos os meses arquivarem corretamente todos os documentos relativos às relações de emprego para evitar a aplicação de multas injustas e condenações indevidas.
Por fim, há diversas empresas que estão se prevenindo contratando especialistas na área trabalhista para que todos os meses, seja feito o acompanhamento do cumprimento das obrigações, bem como o correto arquivamento dos documentos pertinentes. A ideia é realizar uma fiscalização interna do cumprimento de todas as obrigações para evitar prejuízos futuros.