Relação entre Recursos Humanos e Lei Geral de Proteção de Dados – Principais cautelas com os dados pessoais dos empregados

A Lei Geral de Proteção de Dados encontra-se integralmente vigente, desde 1 de agosto de 2021. De acordo com publicações anteriores acerca deste tema, foram apresentados: os objetivos e os principais pontos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD); e as sanções administrativas previstas na referida lei, conforme regulamentação e fiscalização por parte da Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Neste sentido, foi destacado que a principal preocupação da LGPD é com a proteção à privacidade dos dados pessoais em relação ao uso indevido e indiscriminado por parte das empresas e, ainda, a proteção em relação a possíveis ataques cibernéticos.

Pois bem, após quase 1 (um) mês de integral vigência da LGPD, principalmente diante do receio de sofrerem multas, muitos empresários finalmente estão despertando para a necessidade de conhecer, entender e cumprir as disposições constantes na legislação, a qual impacta diversos setores da empresa. Por essa razão, lançaremos uma série de artigos mensais acerca dos principais impactos da LGPD em cada área da empresa.

Da mesma forma que os empreendedores despertaram para a importância da Proteção de Dados Pessoais, os trabalhadores também têm começado a buscar informações a respeito de quais são os seus direitos em relação aos dados pessoais que são coletados e tratados por seus empregadores.

Em sendo assim, neste primeiro mês de vigência da Lei Geral de Proteção de Dados trataremos sobre relação entre o setor de RH e a Lei Geral de Proteção de Dados, enfatizando-se quais são cautelas básicas com os dados pessoais dos colaboradores.

Nesse contexto, importante destacar que o setor de Recursos Humanos das empresas tem nos dados pessoais a base do seu trabalho, haja vista ser responsável pela gestão de informações pessoais de colaboradores, de suas jornadas de trabalho, números de faltas, folgas, férias e muitos outros dados informativos. Além disso, também armazena as informações básicas de candidatos a vagas de emprego nas empresas.

Por conseguinte, em razão de todas as atividades do departamento de RH estarem ligadas a coleta, tratamento, armazenamento e compartilhamento de dados; imprescindível dominar e se adaptar às normas para manter a conformidade e garantir a segurança dos dados pessoais coletados e tratados.

As mudanças, nessa perspectiva, envolvem desde os processos de recrutamento e seleção até a demissão. Com a LGPD no RH, é necessário identificar as operações que envolvem tais informações, esclarecendo a responsabilidade do setor sobre os dados sempre que for o caso.

Desta forma, em linhas gerias, exige-se que o setor de Recursos Humanos promova práticas para restabelecer a conservação dos dados, bem como defina novas maneiras de armazenamento e, ainda, assegure a proteção das informações ao longo da permanência do colaborador na empresa – e inclusive por um período após o desligamento.

Em relação aos processos seletivos para contratação de novos colaboradores, a empresa precisa atentar-se para as exigências da LGPD para a coleta e a manutenção de informações pessoais. Para isso, deve colher o consentimento livre, informado e inequívoco do candidato acerca dos dados que serão coletados e da necessidade de mantê-los armazenados. Ademais, também é importante esclarecer o destino que dará aos dados pessoais dos candidatos após a realização do certame.

Já no que se refere aos funcionários admitidos e os que já fazem parte do quadro de colaboradores da empresa, a disponibilização dos dados pessoais ao empregador deriva de cumprimento das obrigações legais, tais quais: registro, abertura do FGTS e concessão de benefícios. Nesse caso, em relação ao que for dever legal não há necessidade de consentimento, contudo, será necessário dar ciência ao empregado de que seus dados serão utilizados para tais obrigações legais.

Em se tratando de compartilhamento não decorrente de obrigação legal, imprescindível o consentimento expresso, transparência e inequívoco acerca dos dados pessoais que poderão ser compartilhados, com quem serão compartilhados e a finalidade do compartilhamento.

Neste sentido, além de manter todos os dados recebidos em sigilo, a empresa deverá revisar os contratos de trabalho ou de prestação de serviços, a fim de demonstrar, de forma explícita, quais serão as etapas do tratamento das informações, reforçando sempre a finalidade da utilização dos dados pessoais.

Importante destacar que, mesmo depois de encerrado o contrato de trabalho, a manutenção do banco de dados de ex-empregados por um determinado tempo é uma obrigação legal, conforme os prazos dispostos na legislação; e, caso a empresa pretenda utilizar os dados pessoais do ex-empregado sem exigência de lei, imprescindível será a obtenção do consentimento específico, com sua autorização expressa. Ademais, tal autorização poderá ser revogada a qualquer momento pelo titular.

Observa-se, também, que a LGPD exige ainda maior nível de segurança em relação aos dados pessoais sensíveis – os quais já foram conceituados em artigo anterior – a exemplo das informações pertinentes à origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dados referentes à saúde ou à vida sexual, dados genéticos ou biométricos.

Importante atentar-se que muitos documentos entregues e armazenados nas empresas contêm dados sensíveis. A título de exemplificação, os atestados médicos, muitas vezes utilizados para comprovar afastamentos, abonos ou outros direitos.

Neste sentido, no que concerne às relações de trabalho, quando o empregador precisar tratar os dados pessoais sensíveis de seus colaboradores, deve obter consentimento de forma específica e destacada para finalidades específicas – inclusive quando o tratamento decorrer de cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

Diante do que fora apresentado, percebe-se, com clarividência, que a LGPD no setor Recursos Humanos merece especial atenção por parte das empresas, sendo imprescindível a adoção de adequações no que pertinente ao tratamento dos dados pessoais dos colaboradores – principalmente dos dados pessoais sensíveis.

Destarte, é válido ressaltar que a conformidade das empresas com as regras dispostas na LGPD é importante não somente para melhorar o caráter de proteção dos dados, mas também para evitar irregularidades no tratamento e no compartilhamento de dados. Caso contrário, estarão passíveis de sofrer sanções administrativas por parte da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e condenações judiciais.